Krajowy System e Faktur – jak wdrożyć KSeF w firmie przy pomocy biura rachunkowego.
KRAJOWY SYSTEM E FAKTUR Nowe Wyzwania – Modele współpracy Przedsiębiorców z biurem rachunkowym
1. Model importowania dokumentów księgowych
Klient samodzielnie pobiera faktury sprzedażowe i zakupowe. Biuro nie jest zaangażowane w proces wysyłania i pobierania dokumentów z systemu. Klient dostarcza dokumenty w formie pliku XML za pomocą np. e-maila.
To klient decyduje, jaka faktura jest związana z prowadzoną działalnością i czy ma być przekazana do księgowania. To klient odpowiada za opisanie faktur.
2. Model platformy do wymiany dokumentów między klientem a biurem
Biuro zapewnia platformę dającą możliwość opisywania dokumentów. Platforma umożliwia klientowi pobranie faktur z KSeF. Klient opisuje faktury, wskazuje, które są związane z działalnością, opisuje rodzaj wydatku i podaje inne niezbędne dla księgowości informacje.
Co jest istotne, wiele z aktualnie używanych programów księgowych oraz platform dla klientów jest już przystosowanych do integracji z KSeF. Oprogramowanie to umożliwia pobieranie faktur wystawionych i otrzymanych przez klientów bezpośrednio z systemu KSeF, co jeszcze bardziej automatyzuje proces obiegu dokumentów oraz zwiększa jego bezpieczeństwo i przejrzystość.
To klient decyduje, jaka faktura jest związana z prowadzoną działalnością i czy ma być przekazana do księgowania. To klient odpowiada za opisanie faktur. Faktury są na bieżąco przekazywane w systemie.
3. Model pełnego wsparcia
Biuro jest zaangażowane w wysyłanie i pobieranie faktur oraz zarządzanie uprawnieniami do KSeF klienta.
Wystawienie faktury w KSeF jest równoznaczne z jej wysłaniem. Istnieje więc ryzyko odpowiedzialności na podstawie przepisów Kodeksu karnego skarbowego dla księgowych, którzy takie faktury w imieniu klienta wystawiają. Dodatkowo, jeśli to biuro pobiera faktury zakupowe, to pojawia się kwestia, kto zajmie się weryfikacją tych faktur, ich zapłatą. Oczywiście biuro może przekazywać faktury do zatwierdzenia klienta, ale jest to sporo dodatkowych czynności administracyjno-zarządzających, a zatem powinno być dokładnie ocenione, czy biuro chce takich czynności dokonywać.
W jaki sposób klienci powinni nadać uprawnienia dla biura?
Sposób nadania uprawnień dla biura rachunkowego zależy od wybranego modelu współpracy z klientem. W przypadku pierwszego z trzech modeli, biuro nie potrzebuje żadnych uprawnień, gdyż klient przesyła do biura faktury w formacie XML. Biuro samodzielnie nic nie pobiera z KSeF.
Model platformy do wymiany dokumentów między klientem a biurem
Biuro zapewnia platformę dającą możliwość opisywania dokumentów. Platforma umożliwia klientowi pobranie faktur z KSeF. W tej sytuacji klient musi pozyskać token do platformy, która pozwoli mu pobierać faktury za jej pomocą.
Gdy klientem jest osoba fizyczna, to:
- za pomocą swojego profilu zaufanego loguje się do aplikacji podatnika na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/,
- wchodzi w zakładkę Tokeny,
- wchodzi w zakładkę Generuj token,
- następnie wypełnia pola nazwa tokena i opisuje token, np. Token dla platformy XXX,
- w kolejnym polu wskazuje rolę, do jakiej jest przypisany token; do wyboru ma: dostęp do faktur, wystawianie faktur, przeglądanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami,
Jeśli klient za pomocą platformy chce mieć tylko możliwość obsługi faktur, to wybiera: dostęp do faktur oraz wystawianie faktur, a następnie klika Generuj token.
( Tekst pobrany i udostępniony z INFORLEX )
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________