o KSeF

Jednoosobowa działalność Gospodarcza Bielsko-Biała cennik usług w zakładce Biuro Rachunkowe TM Progres.

Jak poznać KSeF i dowiedzieć się więcej w Bielsku-Białej czy Andrychowie? Pierwszą informacją o KSeF jest ta, że klienci Biura Rachunkowego TM Progres – są bezpieczni.

Wielu przedsiębiorców jest przekonanych, że Biuro Rachunkowe zrobi za nich wszystko. Są przekonani, że Biuro wystawi za nich faktury sprzedażowe, pobierze zakupowe, zaksięguje automatycznie wszystko i jeszcze pewnie obniży stawkę za księgowość. Tak się nie stanie.

 Pierwsze otrzeźwienie pojawia się gdy pytamy o posiadany, aktywny Profil Zaufany – bo przecież bez tego nie można nadać nam uprawnień. Kolejne – gdy mówimy, że wciąż będzie wymagana czynność opisywania faktur. Dużo naszych Klientów podchodzi do tematu KSeF bardzo odpowiedzialnie i wiedzą, że czeka ich sporo pracy. Najczęściej pojawiającą się wątpliwością jest „czy mój program będzie działał z KSeF?”. I to może być na dziś realny problem do rozwiązania – znalezienie odpowiedniego dla mnie programu fakturującego.

Brak profilu zaufanego JEST barierą dla przedsiębiorców. Jak wygląda proces jego założenia i ile czasu zajmuje przygotowanie do pracy z KSeF?

  • Bez profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego dana osoba nie będzie w stanie niczego zrobić w KSeF. Profil zaufany to taki „rozrusznik”, bez którego nie sposób odpalić KSeF.

Założenie profilu zaufanego z naszą pomocą jest dość proste. Kiedyś mieliśmy jedną ścieżkę postępowania: rejestracja oraz wizyta w Urzędzie Skarbowym lub jednostce ZUS. Dziś mamy całą paletę rozwiązań: można mieć profil zaufany przez bank, można mieć dowód osobisty z warstwą elektroniczną.

Ale zacznijmy od podstaw. Czym jest Krajowy System e-Faktur i dlaczego budzi tyle pytań emocji wśród przedsiębiorców?

KSeF ma dość prostą formę. To baza danych, która będzie przechowywała wystawiane przez nas i dla nas faktury. Zamiast wysyłać maile do klientów z fakturami, będą oni pobierać nasze faktury z KSeF. A my, zamiast dostawać faktury papierowe czy w mailu, będziemy je pobierać sobie z KSeF.

Oczywiście nie będzie można pobierać faktur dowolnej firmy, a tylko tych, do których będziemy mieli uprawnienia. Dlatego każdy będzie potrzebował komputera, profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego oraz nadawanych uprawnień.

Tu pojawiają się pierwsze pytania przedsiębiorców – bo jak nie dostanę na stacji paliw faktury do ręki? Nie będę nosił wydruków do Biura Rachunkowego? I oczywiście do pewnego stopnia te obawy są uzasadnione. Każda tak duża zmiana może stanowić zagrożenie dla ciągłości biznesu. Jednak naszym zdaniem KSeFu nie należy się bać, koniec końców będzie to pewne ułatwienie w prowadzeniu firmy.

KSeF i jego dane będą utrzymywane przez Krajową Administrację Skarbową, więc część przedsiębiorców obawia się inwigilacji ze strony organów podatkowych i wzmożonych kontroli. I jest to do pewnego stopnia prawda. Aczkolwiek urzędy skarbowe już teraz posiadają bardzo dużą wiedzę o podatnikach, pochodzącą z wysyłanych od kilku lat plików JPK – tych obowiązkowych i tych na żądanie. Zmieni się jedynie to, że ta wiedza będzie szybciej dostępna.

Od kiedy przedsiębiorcy będą musieli obowiązkowo korzystać z KSeF? Jakie grupy firm powinny przygotować się w pierwszej kolejności?

Warto podzielić korzystanie z KSeF na część dotyczącą wysyłania naszych faktur sprzedaży oraz odbierania z KSeF otrzymanych faktur zakupowych. Największe firmy, o sprzedaży brutto w roku 2024 w wysokości od 200 mln zł i więcej, muszą wysyłać faktury do KSeF od 1 lutego 2026.

Pozostałe podmioty – od 1 kwietnia 2026. Jest jeszcze drobna ulga dla najmniejszych firm, których sprzedaż w miesiącu nie przekracza 10.000zł. One muszą rozpocząć wysyłanie najpóźniej od 1 stycznia 2027, chyba że wcześniej przekroczą magiczną kwotę 10.000zł.

 Większym wyzwaniem będzie odbieranie faktur z KSeF, bo ten obowiązek powstanie 1 lutego 2026 dla wszystkich. Czyli jeżeli pierwszego lutego 2026 kupię paliwo na Orlenie, to najpewniej do ręki nie dostanę żadnego papierka, może z wyjątkiem potwierdzenia płatności kartą, a fakturę zakupową będę mógł pobrać z KSeF. Czyli jako przedsiębiorca muszę być gotowy od lutego, nie od kwietnia. I tu wielu przedsiębiorców obawia się problemów technicznych.