Dlaczego inwentaryzacja jest kluczowa?
Rzetelna inwentaryzacja pozwala na ujawnienie potencjalnych nieprawidłowości oraz jest wymogiem Ustawy o Rachunkowości. Jako biuro rachunkowe TM Progres, działające w regionie Bielsko-Biała od 23 lat, wiemy, że kluczem do spokoju każdej firmy jest jasne zrozumienie zasad inwentaryzacji oraz jak prawidłowo sporządzić całą dokumentację. Dlatego też, z myślą o Państwa potrzebach i bazując na naszym wieloletnim doświadczeniu, przygotowaliśmy ten praktyczny przewodnik.
Co więcej dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości a także branży, prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja jest bezsprzecznie fundamentem rzetelnej sprawozdawczości finansowej. Chociaż proces ten bywa często postrzegany przez przedsiębiorców jako uciążliwy obowiązek administracyjny, niemniej jednak stanowi kluczowy mechanizm weryfikacji, który porównuje dane księgowe ze stanem faktycznym.
Podstawy prawne inwentaryzacji
Głównym aktem prawnym regulującym obowiązek i metody przeprowadzania inwentaryzacji jest Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: UoR).
- Obowiązek: Art. 26 UoR stanowi, że jednostki muszą przeprowadzać inwentaryzację składników aktywów i pasywów na dzień bilansowy (co najmniej raz w roku).
- Cel: Inwentaryzacja ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, a także ujawnienie różnic między stanem ewidencyjnym a rzeczywistym (niedobory, nadwyżki, uszkodzenia).
Metody przeprowadzania inwentaryzacji
Polskie przepisy dopuszczają trzy główne metody inwentaryzacji, które stosuje się w zależności od rodzaju składnika majątku:
1. Spis z natury (najczęściej stosowana)
- Dotyczy: Rzeczowych składników majątku obrotowego (zapasy), środków trwałych, środków trwałych w budowie, a także pieniędzy w kasie.
- Zasada: Polega na fizycznym liczeniu, ważeniu lub mierzeniu składników majątku oraz ich wycenie.
- Terminy: Spis z natury zazwyczaj przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Niemniej jednak, UoR pozwala na przesunięcie terminu: spis można rozpocząć 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15. dnia następnego roku. W takim przypadku stan na dzień bilansowy ustala się, korygując stan stwierdzony spisem o późniejsze obroty.
2. Potwierdzenie sald
- Dotyczy: Aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz należności.
- Zasada: Polega na uzyskaniu od banków lub kontrahentów pisemnego potwierdzenia salda na dzień bilansowy. Co więcej, jednostka musi uzgodnić z kontrahentem zgodność sald.
- Wyjątek: Inwentaryzacja należności spornych i wątpliwych odbywa się drogą weryfikacji.
3. Weryfikacja
- Dotyczy: Środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony, gruntów, praw majątkowych (na przykład wartości niematerialnych i prawnych), jak również pasywów (czyli zobowiązania, kapitały własne).
- Zasada: Polega na porównaniu danych księgowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi (faktury, akty notarialne, umowy) i upewnieniu się, że są one realne i prawidłowo wycenione.
Zasady dokumentowania inwentaryzacji
Prawidłowa dokumentacja jest równie ważna jak sam spis. Świadczy ona o rzetelności przeprowadzenia inwentaryzacji i jednocześnie jest podstawą do rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
1. Dokumentacja Spisu z Natury
Spis z natury musi być udokumentowany na specjalnych arkuszach spisowych. Muszą one zawierać:
- Nazwę jednostki i datę sporządzenia arkusza.
- Numer kolejny arkusza.
- Dokładne określenie spisywanego składnika majątku (nazwa, symbol, numer inwentarzowy).
- Jednostkę miary i ilość stwierdzoną w spisie.
- Podpisy osób odpowiedzialnych za spis (członków komisji inwentaryzacyjnej).
- Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej (jeśli taka występuje).
Ważne: Arkusze spisowe muszą być wypełnione starannie, bez poprawek i skreśleń. Jakakolwiek zmiana musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej korekty.
2. Protokół z inwentaryzacji
Ponadto, po zakończeniu spisu, sporządza się Protokół z inwentaryzacji. To kluczowy dokument podsumowujący. Powinien on zawierać:
- Datę rozpoczęcia i zakończenia spisu.
- Skład komisji inwentaryzacyjnej (jej powołanie powinno nastąpić na mocy zarządzenia kierownika jednostki).
- Informację o zakresie spisu.
- Stwierdzone uwagi i wnioski komisji.
3. Ustalenie i Rozliczenie Różnic
Ostatnim etapem jest porównanie stanów rzeczywistych (spis z natury) ze stanami ewidencyjnymi (księgi rachunkowe).
- Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych: Dokument szczegółowo wymieniający niedobory (stan rzeczywisty < stan ewidencyjny) i nadwyżki (stan rzeczywisty > stan ewidencyjny).
- Protokół rozliczenia różnic:W końcu, komisja inwentaryzacyjna musi wyjaśnić przyczyny powstania różnic i zaproponować sposób ich rozliczenia. Różnice mogą być uznane za:
- Niedobory naturalne (ubytki w normach).
- Niedobory zawinione (obciążające osobę odpowiedzialną).
- Niedobory niezawinione (np. błędy pomiaru).
- Nadwyżki (wprowadzane do ksiąg).
Podsumowanie i nasza pomoc
Prawidłowe przeprowadzenie i udokumentowanie inwentaryzacji wymaga precyzji, czasu oraz dogłębnej znajomości przepisów. Dlatego błędy w tym procesie mogą prowadzić do zniekształcenia wyniku finansowego.
Jako biuro TM Progres oferujemy wsparcie w organizacji i rozliczeniu inwentaryzacji, a także w interpretacji inwentaryzacja i ich zasady w Bielsko-Biała. Dlatego nasze 23 lata doświadczenia to gwarancja, że Państwa majątek zostanie zweryfikowany zgodnie z wymogami UoR.
