Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy będą musieli prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów wyłącznie w formie elektronicznej. Zmiana ta, określana jako cyfrowy KPiR, obejmie zarówno sposób prowadzenia księgi, jak i sposób dokumentowania kosztów oraz przesyłania danych do urzędów. Nowe przepisy mają na celu ujednolicenie procesów, a także zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa danych podatkowych. Zobacz co może dla Ciebie zrobić TM Progres w mieście Bielsko-Biała.
Dlaczego wprowadzono obowiązkowy cyfrowy KPiR?
Ministerstwo Finansów wprowadza nowe regulacje, ponieważ tradycyjne, papierowe prowadzenie KPiR nie spełnia już współczesnych standardów kontroli, a także obiegu danych. Elektroniczna księga pozwoli na szybszą integrację z systemami podatkowymi, w tym z KSeF oraz strukturami JPK. To rozwiązanie ułatwi zarówno kontrolę, jak i komunikację między przedsiębiorcą a urzędem.
KPiR tylko elektronicznie – najważniejsza zmiana od 2026
Najbardziej istotną modyfikacją jest obowiązek prowadzenia KPiR wyłącznie w programie komputerowym. Od 2026 roku papierowe księgi przestaną być akceptowane, dlatego każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z oprogramowania zgodnego z nowymi wytycznymi Ministerstwa Finansów.
System księgowy powinien umożliwiać generowanie ustrukturyzowanych danych, aby mogły być przesyłane do urzędu w formacie JPK_PKPIR.
Nowy wzór KPiR – dodatkowe dane i większa przejrzystość
W ramach cyfryzacji wprowadzone zostaną także:
- nowe kolumny dotyczące numerów z KSeF,
- obowiązkowy NIP kontrahenta,
- ujednolicone oznaczenia dla operacji księgowych,
- pełna ewidencja powiązana z fakturami.
Dzięki temu księga stanie się bardziej przejrzysta, a błędy będą łatwiejsze do wychwycenia.
Dokumentowanie kosztów: tylko faktury lub paragony z NIP
Od 2026 roku nie będzie można księgować wydatków na podstawie paragonów bez NIP. Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi zostać udokumentowany:
- fakturą, albo
- paragonem z NIP.
Zmiana ta dotyczy szczególnie drobnych zakupów, które często były rozliczane na podstawie zwykłego paragonu. Teraz konieczne będzie pilnowanie poprawnego dokumentowania każdej transakcji.
Obowiązek przesyłania danych do urzędu w formacie JPK_PKPIR
Elektroniczna forma prowadzenia księgi wiąże się z kolejnym wymogiem – przedsiębiorcy będą musieli wysyłać KPiR w nowym formacie JPK. Struktura ta umożliwi urzędowi skarbowemu szybki wgląd w księgę oraz weryfikację danych.
W pierwszym etapie obowiązek obejmie firmy, które obecnie przesyłają JPK_V7M, natomiast w kolejnych latach zostanie rozszerzony na pozostałych podatników.
Kogo dotyczą nowe przepisy?
Zmiany obejmą wszystkie podmioty prowadzące KPiR, czyli:
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki jawne,
- spółki partnerskie.
Wyjątki będą nieliczne i mogą dotyczyć tylko specyficznych rodzajów działalności, które zostaną określone w końcowym brzmieniu rozporządzenia.
Jak przygotować firmę na cyfrowy KPiR – praktyczne porady TM Progres
Aby przejście na elektroniczną księgę było bezproblemowe, warto już teraz:
- Wybrać odpowiedni program księgowy zgodny z nowymi wymogami.
- Zacząć gromadzić wyłącznie faktury lub paragony z NIP, aby nie utracić możliwości zaliczenia wydatków do kosztów.
- Przeanalizować procesy księgowe, aby dopasować je do przesyłania danych w formacie JPK.
- Przeszkolić zespół, aby obsługa nowego systemu była płynna i bezbłędna.
- Zapewnić kopie zapasowe oraz bezpieczeństwo danych, ponieważ cyfrowy system wymaga stałego zabezpieczenia.
Biuro rachunkowe TM Progres oferuje wsparcie w całym procesie przygotowania do zmian, a także doradztwo w wyborze najlepszego oprogramowania i wdrożeniu nowych procedur.
Podsumowanie – cyfrowy KPiR to obowiązek, ale również szansa
Wprowadzenie cyfrowego KPiR od 2026 roku to duża zmiana, która pozwoli przedsiębiorcom pracować szybciej, bezpieczniej oraz bardziej przejrzyście. Choć nowe obowiązki mogą wydawać się wymagające, odpowiednie przygotowanie pozwoli przejść przez zmianę bez zakłóceń, a nawet z korzyścią dla firmy.
Biuro rachunkowe TM Progres z Bielska-Białej wspiera przedsiębiorców w procesie przejścia na cyfrową księgowość, ponieważ odpowiednie wdrożenie już dziś pozwala uniknąć problemów w przyszłości.
